Aanhef: Beste ======= Schrijf nooit "Beste," als aanhef in een e-mail - beste "wat" denkt men dan ... Beste vriend ? Beste professor ? Beste dinges ? Meestal niks te "best"-en: mensen hebben een naam (maar zie verder: ze hebben meestal ook een functie en een relatie tot jou). Even erg is "Geachte" of een ander adjectief dat je tot zelfstandig naamwoord wil verheffen ... Aanhef: Beste Karel/Sofie, ======= Als Karel/Sofie iemand is met wie je op first-name basis leeft, geen probleem. Als Karel/Sofie je zoon/dochter is, waarschijnlijk alleen mogelijk in zeer formele e-mails. Als Karel/Sofie je potentiele werkgever is ... riskant. Als Karel/Sofie je lief is ... te koel, of je hebt slecht nieuws voor hem/haar. Je voelt het al aankomen ! Als je les krijgt van Karel/Sofie, of hij/zij is je masterproefpromotor, of hij/zij heeft een andere officiele functie in relatie tot jezelf: wacht op toestemming van hem/haar om zijn/haar voornaam te gebruiken (VRAAG ER ZEKER NIET NAAR !) Aanhef: Hallo, ======= Hallo werd vroeger nogal eens gebruikt als iemand de telefoon opnam. Reden: vroeger waren verbindingen onbetrouwbaar en was er een protocol nodig om mekaar te laten weten dat de verbinding werkt. Tegenwoordig nog gebruikelijk, maar eigenlijk overbodig. In een e-mail een no-no. Hoi, hey en varianten ... niet doen! Aanhef: ======= Een lege aanhef zegt: "ik ben wereldvreemd, weet mij niet te gedragen en heb geen flauw benul van hoe mijn relatie is tot u" - absolute afrader. Gebruik het enkel als de reactie op je bericht je geen fluit interesseert. Als je ondertussen nog niet weet hoe je aanhef naar een professor eruit kan zien zonder een verkeerde indruk te wekken of erger nog ergernis, hier een paar voorbeelden die kunnen: Geachte Professor Geyskens, // gebruik niet de afkorting Prof. // maar hij/zij mag wel zo tekenen Professor Geyskens, Geachte Heer/Mevrouw Geyskens, // ook als Geyskens een prof is Mijnheer Geyskens, Voorzitter van de Dingescommissie, Die laatste toevoeging kan altijd, om duidelijk te maken in welke functie je mijnheer/mevrouw Geyskens aanschrijft - hij/zij kan immers in meerdere functies aangeschreven worden. In het algemeen: realiseer je dat de aanhef "asymetrisch" is. Je schrijft niet "Beste Karel/Sofie" naar je prof, maar hij/zij kan wel antwoorden met "Beste Jef/Anna". En omdat blijkbaar weinig studenten dit weten nog dit: "Professor" is in het Vlaams een aanspreektitel voor iemand die een vak doceert aan de universiteit. Het is geen graad of rang in het academisch personeel. Dus ook een post-doc zonder vaste benoeming in het academisch korps maar waarvan je les krijgt (bijvoorbeeld als plaatsvervanger), spreek je aan met professor. In het Hollands ligt dat anders. De aanhef dient ook niet om de geadresseerde stroop om de mond te smeren of te paaien; schrijf dus niet "Geachte Werfleider Willekens," als Willekens wel aan het hoofd van de metsersploeg staat, maar niet van de bekisters. =================================================================================== De "subject"-lijn ================= Een goede subject-lijn trekt de aandacht op de reden van je mail, zonder dat ie eruit ziet als SPAM. Ze schrijf je beter Subject: Lineaire Algebra - projectwerk dan Subject: ik wil u persoonlijk ontmoeten ook als de bedoeling van je email is om een prive-gesprek met de docent te verkrijgen. =================================================================================== De eerste zin in je e-mail zegt kort wat/waar/wie/wanneer en wat je wil; draai daarbij niet rond de pot ... bijvoorbeeld: Ik ben Jef Opdenbosch en heb net de eerste rit in de ronde van Sardinie gewonnen. Ik wil graag deelnemen aan het toelatingsexamen voor zweefvliegen en ik zoek daarom informatie over bijscholingscursussen voor welsprekendheid. Kan U mij daarbij helpen. In het vervolg van de e-mail geef je meer details, bijvoorbeeld: Ik ben 44 jaar geleden afgestudeerd als ingenieur mijnbouw en heb daarna nog een avondcursus PowerPoint gevolgd. Als verzachtende omstandigheid wil ik nog aanvoeren dat ik ook lid was van de scouts. Wees toedepoint: de delete key is ook favoriet bij profs. Ah, en gebruik geen sms-taal: de meeste van de vaste academici hebben nog leren bellen met een telefoontoestel met zwengel, en hebben geen idee wat cu 2morrow betekent. =================================================================================== Het einde van een e-mail ... doei, so long, cheers: enkel onder vrienden/bekenden/gelijkgezinden Een e-mail die je begon met "Professor Geyskens," kan je eindigen met Met vriendelijke groeten, en nobody gets hurt :-) En teken met je volle naam, en eventueel de functie waarin je die e-mail stuurde, bijvoorbeeld: Jef Oyen, secretaris hengelclub Ter Wilgen =================================================================================== Een en ander van hierboven kan je weglaten in een e-mail die past in een rij e-mails over hetzelfde onderwerp. Als je met de promotor van je bachelorproef regelmatig e-mail uitwisselt, dan hoef je niet telkens je identiteit te etaleren: een promotor heeft een geheugen als een olifant, en dat werkt in je voordeel als je hem voordien al correct hebt benaderd. =================================================================================== Nadien ====== Als je na een email-uitwisseling geholpen wordt door een professor (of assistent), kan het geen kwaad om te laten weten dat je content bent: een korte boodschap, iets in de aard van Beste Professor Meskens, Dank U voor uw goede raad: ik heb ondertussen drie kroegen gevonden waar men Gouden Carolus serveert. Nu ben ik zeker dat het juist was om voor de KU Leven te kiezen. ... zal door die professor misschien rap uit zijn/haar mailbox verwijderd worden, maar mogelijk ook ingekaderd worden en in zijn/haar bureau prijken tot zijn/haar emeritaat.